Przygotowanie magazynu na Black Friday i święta – jak ułożyć obsadę na dwa szczyty
W skrócie: W 2026 roku przygotowanie magazynu na Black Friday oznacza planowanie obsady na dwa szczyty: Black Week z Cyber Monday (27–30.11) i szczyt przedświąteczny, który kończy się ostatnim dniem nadań przed Wigilią. Sprzęt, konta w WMS i organizację pracy pod odbiory kurierskie przygotowujesz pod największą obsadę przewidzianą na szczyt, nie pod standardową liczbę etatów. Grafik na grudzień warto zamknąć już w listopadzie, bo Wigilia jest dniem wolnym od pracy i zmienia układ zmian w końcówce miesiąca.
SPIS TREŚCI:
Połowa października. Dostajesz prognozę sprzedaży na Black Week i już wiesz, że zamówień będzie więcej niż zwykle. Otwierasz grafik na listopad, a obsada wygląda dokładnie tak samo jak w spokojniejszym miesiącu: bez dodatkowych osób na szczyt.
Do pierwszej zmiany ze szczytowym wolumenem zostało sześć tygodni. To już moment na decyzję: jeśli obsada ma być gotowa przed Black Week, ustalenia kadrowe trzeba zamknąć jeszcze w październiku.
Kiedy naprawdę zaczyna się okres szczytu w magazynie? Kalendarz Q4 2026
Szczyt sezonu e-commerce na hali nie zaczyna się w sam Black Friday, tylko wtedy, gdy zamówienia z weekendu zakupowego trafiają do realizacji. W 2026 roku pierwszy mocny wzrost przypada na przełom listopada i grudnia, a drugi na okres przedświąteczny.
Black Week i szczyt przedświąteczny wymagają innego planu
Zamówienia z Black Week (27–30 listopada) kumulują się na hali w kolejnych dniach. Około tygodnia później zaczyna się kolejna fala: zakupy prezentowe, których tempo wyznaczają ostatnie terminy nadań przed świętami.
To oznacza, że obsadę, sprzęt i grafik trzeba planować nie pod jeden szczyt, ale pod dwa następujące po sobie okresy zwiększonego wolumenu, czyli cały peak season w magazynie.
Dlaczego wolumen na hali spóźnia się względem sprzedaży
Zamówienia z weekendu i Cyber Monday spadają na halę w kolejnych dniach roboczych, bo większość odbiorów kurierskich przypada właśnie wtedy. W wielu magazynach między 30.11 a 2.12 kumuluje się jeden z najwyższych wolumenów całego sezonu.
W harmonogramie wdrożeń uwzględnij też 11 listopada. W 2026 roku wypada w środę, więc skraca tydzień dostępny na przygotowanie nowych osób przed pierwszą zmianą.
Termin | Hala | Decyzja kadrowa |
23–26.11 | wolumen rośnie | nowi ludzie po instruktażu, sprzęt wydany |
27.11 (pt) | zamówienia spływają szybciej, niż wychodzą | wszystkie zmiany obsadzone, zapas na absencje |
30.11–2.12 | jeden z najwyższych wolumenów sezonu | maksymalna obsada, dodatkowe odbiory kurierów |
7–18.12 | szczyt prezentowy, pierwsze zwroty | przesunięcia między zadaniami, zastępstwa |
do 23.12 (śr) | ostatnie nadania przed świętami | grafik do końca roku znany zespołowi |
24–27.12 | Wigilia, święta, niedziela | organizacja pracy ustalona wcześniej z kadrami |
28–31.12 | zwroty rosną | wygaszanie części obsady i plan pracy po świętach |
Ilu dodatkowych pracowników magazyn jest w stanie przyjąć?
Magazyn przyjmie na zmianę tylu dodatkowych pracowników, na ilu ma skanery, stanowiska i konta w WMS. Odpowiednie przygotowanie magazynu zaczyna się więc od sprzętu i stanowisk, dopiero potem przechodzi od ogłoszeń. Magazyn działający na co dzień ma sprzęt dla standardowego składu zmiany. Przed szczytem trzeba policzyć go pod największą liczbę osób, które jednocześnie pojawią się na hali.
Jeśli na szczyt wchodzi 30 nowych osób, a magazyn ma 20 wolnych skanerów i 20 kont w WMS, dziesięć osób pierwszego dnia po prostu nie może zacząć pracy.
Zanim zwiększysz rekrutację, sprawdź przepustowość samego procesu: liczbę skanerów, stanowisk i godziny odbiorów kurierów. To one wyznaczają, ilu dodatkowych ludzi rzeczywiście wykorzystasz na zmianie.
Kompletacja zamówień i pakowanie – stanowiska, skanery, wózki
Więcej ludzi na kompletacji to więcej pracy dla pakowania. Bez dodatkowych stołów, kartonów i drukarek etykiet płynny przepływ zamówień zatrzyma się przy pakowaniu.
Dostęp do WMS, odzież i instruktaż przed pierwszą zmianą
Konta i uprawnienia w systemie WMS powinny być gotowe przed pierwszą zmianą, z zapasem na problemy techniczne. Tak samo wcześniej warto przygotować obuwie, kamizelki i szafki dla nowych osób.
Dwa problemy, z którymi spotykamy się przy wdrożeniach, to pominięty instruktaż stanowiskowy i oczekiwanie pełnej normy od pierwszego dnia. Instruktaż warto więc zaplanować przed pierwszą zmianą.
Grafik zmiany dopasuj do godzin odbioru kurierów
Ostatni odbiór kuriera wyznacza moment, do którego paczki muszą być gotowe do wysyłki. Dlatego grafik pakowania warto układać właśnie od tej godziny.
Jeśli ostatni odbiór jest o 18:00, po tej godzinie zespół może już przygotowywać zamówienia na kolejny dzień albo część osób przejść do innych zadań, np. kompletacji.
Checklista na szczytową obsadę zmiany:
skanery z ładowarkami i zapasowymi bateriami,
konta i uprawnienia w WMS gotowe przed pierwszą zmianą,
stanowiska pakowania z materiałami i drukarką etykiet,
wózki kompletacyjne,
odzież robocza, obuwie i szafki,
terminy instruktażu w grafiku,
godziny odbiorów kurierów w dni szczytu.
Ile osób potrzebujesz na każdą zmianę, opisaliśmy w tekście o tym, jak policzyć liczbę osób na szczyt.
Jest połowa października i nie masz planu – co jeszcze da się zrobić?
W połowie października nadal możesz zwiększyć obsadę magazynu na Black Friday przez pracę tymczasową albo przejęcie procesu. Przy większej skali własny nabór i uruchamianie nowych procesów legalizacyjnych robią się już ryzykowne czasowo.
Na co w tym roku może zabraknąć czasu
Własny nabór kilkudziesięciu osób to ogłoszenia, rozmowy, badania i szkolenie BHP. Przy sześciu tygodniach do szczytu margines na wdrożenie szybko się kurczy.
Nowych formalności związanych z legalizacją pobytu i pracy nie warto zostawiać na ostatnie tygodnie przed szczytem. Jeśli ten kanał ma być częścią obsady w kolejnym sezonie, decyzję warto podjąć z większym wyprzedzeniem. Legalizację, zakwaterowanie i transport uwzględniamy wtedy w organizacji projektu.
Potrzebujesz ludzi czy przejęcia całego procesu? Trzy pytania
Kto odpowiada za efekt, na przykład za liczbę spakowanych zamówień?
Kto wydaje polecenia na hali: Twój brygadzista czy koordynator partnera?
Kto ustala grafik i tempo pracy?
Jeśli przy każdym z tych pytań odpowiedź brzmi „ja”, najczęściej potrzebujesz pracy tymczasowej. Firma, która nie chce oddać kontroli, a chce oddać formalności, opisuje pracę tymczasową, nawet jeśli mówi „outsourcing”.
Prowadzimy obie formy: pracę tymczasową jako agencja wpisana do rejestru KRAZ (nr 30839) oraz outsourcing procesowy, w którym przejmujemy np. kompletację towarów albo pakowanie.
Model procesowy proponujemy tam, gdzie możemy postawić na miejscu własnego koordynatora i zabezpieczyć organizację projektu, w tym transport i zakwaterowanie pracowników, jeśli są potrzebne. Bez tych elementów trudno realnie przejąć odpowiedzialność za wynik procesu.
Jeśli firma chce zachować kierowanie zespołem po swojej stronie, obsadę magazynu można zabezpieczyć przez pracę tymczasową. Szerzej piszemy o tym w artykule: kiedy wybrać agencję pracy, a kiedy outsourcing procesów.
Jak szybko uruchomić dodatkową obsadę przed Black Friday?
Od podpisania umowy do pierwszej zmiany na obiekcie mija według danych TM Solutions zwykle 48–72 godziny. Umowa podpisana w październiku zostawia jeszcze czas na sprzęt i instruktaż. Podpisana kilka dni przed Black Friday oznacza, że wdrożenie zaczyna się już w samym szczycie.
Żeby ten czas wykorzystać, zapytanie powinno od razu podawać cztery rzeczy: ilu ludzi potrzebujesz, na ile zmian, od kiedy i do kiedy. Dopisz stanowiska i uprawnienia, na przykład do wózków.
W przypadku lokalizacji magazynu poza miastem o tym, czy ludzie dojadą na 6:00, decydują zakwaterowanie i transport. Mamy własną bazę mieszkaniową na 1000 miejsc i flotę 100 pojazdów. Takie zaplecze ogranicza zależność od szukania zakwaterowania i transportu na zewnętrznym rynku tuż przed startem projektu.
Napisz, ilu osób potrzebujesz, na ile zmian i od kiedy. Odpowiemy w ciągu 24 godzin: Formularz
Spirala „na wczoraj” – błąd, który powtarza się przed sezonem
Jeden z błędów, które pojawiają się przed sezonem, wygląda tak: firma dzwoni dopiero wtedy, gdy luka w obsadzie już jest. Zlecenie przychodzi na zespół większy, niż da się dobrze wdrożyć, do magazynu, który nie ma już zapasu czasu i sprzętu, żeby tych ludzi spokojnie przyjąć.
Dalej łatwo uruchamia się ten sam mechanizm: część skierowanych osób nie dociera na pierwszą zmianę, a kolejne rezygnują po pierwszych dniach. Zespół kurczy się dokładnie wtedy, gdy wolumen rośnie.
Do tego dochodzą skrócone wdrożenie, błędy jakościowe, rotacja, a na końcu spory o odpowiedzialność. Jeśli jesteś już w tym trybie, mamy osobny plan na pierwsze 72 godziny.
Jak przejść przez grudzień, gdy zespół jest zmęczony, a kalendarz krótszy?
Magazyn przed świętami planujesz jako osobny okres. Decyzje o organizacji pracy 21–31.12 warto podjąć w listopadzie, a absencje uwzględnić w grafiku i planie zastępstw jeszcze przed szczytem.
Grafik okołoświąteczny układasz w listopadzie
Od 2025 roku Wigilia jest dniem wolnym od pracy, co wprowadziła ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw.
W 2026 roku Wigilia (czwartek), Boże Narodzenie (piątek) i drugi dzień świąt (sobota) przypadają w jednym tygodniu, więc grafik na 21–31 grudnia trzeba zamknąć w listopadzie. Przy jego układaniu uwzględnij zasady dotyczące dnia wolnego za święto przypadające w sobotę oraz okres rozliczeniowy obowiązujący w firmie.
Możliwość pracy w święta zależy od organizacji pracy magazynu i przepisów mających zastosowanie do konkretnego obiektu. Grafik na 24–26 grudnia warto więc wcześniej sprawdzić z osobą odpowiedzialną za kadry i czas pracy.
Grudzień to osobny problem kadrowy. Jeśli chcesz ułożyć przesunięcia i zastępstwa jeszcze przed szczytem, zadzwoń: 605 141 700.
Absencje i zmęczenie po kilku tygodniach szczytu
Obsada wyliczona dokładnie pod deklarowany wolumen nie zostawia miejsca na absencje i inne odchylenia. W grudniu dodatkowym obciążeniem mogą być też sezonowe infekcje.
Bufor ustalasz przed startem, razem z grafikiem. Drugie narzędzie to zaplanowane przesunięcia pracowników między zadaniami: ustal z góry, kto umie i kompletację, i pakowanie.
Przy przejęciu procesu zastępstwa przy absencjach organizuje nasz koordynator na obiekcie. Minimalny poziom obsady oraz zasady obsadzania zastępstw warto zapisać w umowie. Opisujemy to w artykule: jak rozliczyć partnera z obsadzania zastępstw.
Po świętach: wygaszanie obsady i fala zwrotów
Po szczycie część obsady można stopniowo zmniejszać, a część przesunąć do obsługi zwrotów, jeśli ich wolumen zaczyna rosnąć.
Jak nie płacić po sezonie za ludzi, których już nie potrzebujesz, pokazujemy w tekście o skalowaniu magazynu bez kosztów stałych.
Podsumowanie: przygotowanie magazynu na Black Friday w sześciu terminach
Orientacyjny plan przygotowań na Q4 2026 można rozpisać na sześć punktów:
do 31.10 – decyzja o modelu, zapytanie z liczbami, podpisana umowa;
do 15.11 – sprzęt, konta w WMS, zakwaterowanie i transport; grafik 21–31.12 uzgodniony z kadrami;
23–26.11 – instruktaż stanowiskowy nowych osób, przed Black Friday;
27.11–4.12 – maksymalna obsada, dodatkowe odbiory kurierów, codzienna kontrola stawiennictwa;
do 15.12 – przesunięcia między zadaniami, zastępstwa, plan na zwroty;
23.12 – ostatnie nadania, grafik do końca roku znany zespołowi.
Najwięcej problemów grudnia rozwiązuje się w listopadzie, przy grafiku, a nie w grudniu przy rekrutacji.
Zadzwoń: 605 141 700 - porozmawiamy o obsadzie Twojego magazynu na Black Friday i grudzień. Wolisz napisać? Wypełnij formularz – odezwiemy się w 24 h. Oddziały pracują w godz. 8:00–16:00.
FAQ
Ilu pracowników potrzeba na sezon świąteczny w magazynie?
Liczbę bazową wyznacza wolumen dnia szczytu podzielony przez wydajność jednej osoby na zmianę. Doliczasz do niej bufor na absencje i rotację, ustalony na danych z Twoich poprzednich sezonów.
Kiedy zacząć przygotowanie magazynu na Black Friday?
W 2026 roku październik to już ostatni moment na decyzje dotyczące obsady przed Black Week. Na kolejny sezon policz co najmniej 6–8 tygodni wstecz od momentu, w którym spodziewasz się pierwszego wzrostu wolumenu. Jeśli częścią planu mają być pracownicy z zagranicy, formalności warto rozpocząć z większym wyprzedzeniem.
Czy magazyn może pracować w Wigilię?
Wigilia jest od 2025 roku dniem wolnym od pracy, ale Kodeks pracy dopuszcza pracę w święta m.in. przy pracy zmianowej i w ruchu ciągłym, za inny dzień wolny. Czy to dotyczy Twojego obiektu, ustal z kadrami przed ułożeniem grafiku.
Czy można zwiększyć obsadę jeszcze w tygodniu Black Friday?
Tak, ale osoby, które zaczynają w samym szczycie, przechodzą instruktaż razem z najwyższym wolumenem. Ile osób uda się uruchomić w tym tygodniu, wynika z lokalizacji, skali zapotrzebowania i dostępności kandydatów.
Od czego zależy koszt obsady magazynu na sezon?
Od liczby osób i zmian, czasu trwania, stanowisk i uprawnień, zakwaterowania i transportu oraz modelu rozliczenia. Przy pracy tymczasowej podstawą rozliczenia jest stawka godzinowa, przy outsourcingu procesowym najczęściej stawka za operację lub jednostkę efektu.
O autorze
Mariusz Tomczyk – CEO / Founder TM Solutions. Założyciel firmy specjalizującej się w outsourcingu procesów oraz dostarczaniu pracowników dla branży logistycznej i magazynowej. Odpowiada za rozwój strategiczny, relacje z kluczowymi klientami i wdrażanie rozwiązań zwiększających efektywność operacyjną. Stawia na konkret, skuteczność i długofalowe relacje biznesowe.
TM Solutions ma na koncie ponad 80 zakończonych wdrożeń i prowadzi 38 aktywnych projektów (dane z 2026 r.).
Komentarze