Wskaźniki KPI w magazynie - jak zmierzyć efekty outsourcingu i rozliczyć partnera z wyniku
- Agata Gram
- 23 lip
- 8 minut(y) czytania
W skrócie: Wskaźniki KPI w magazynie sprowadzają się przy współpracy z partnerem zewnętrznym do pięciu liczb: kosztu na operację, czasu obsady, rotacji, absencji z zastępstwem i poprawności kompletacji. Bez nich rozliczasz partnera z faktury, a nie z wyniku. Poniżej znajdziesz wzory do policzenia każdego z nich, progi do porównania i model liczenia ROI, który daje wiarygodną odpowiedź dopiero po dwóch kwartałach współpracy.
SPIS TREŚCI:
Dostajesz fakturę za miesiąc pracy dwudziestu osób. Wiesz, ile godzin przepracowali. Nie wiesz jednak, czy to było drogo. To najczęstsza sytuacja u firm współpracujących z agencją od dwóch, trzech lat. Współpraca trwa, bo hala działa. Nikt jej nie audytuje, bo nikt na starcie nie ustalił, według czego miałby to zrobić.
Ten artykuł to zestaw wzorów do takiego audytu. Przejdziesz go na własnych danych, bez udziału partnera.
Dlaczego faktura nie mówi nic o skuteczności partnera
Ponieważ pokazuje nakład, nie efekt. Dwa zespoły po 20 osób mogą wystawić identyczną fakturę i różnić się wynikiem o jedną trzecią.
Pierwszy zespół kompletuje 320 linii na osobę na zmianę przy 1,8% błędów. Drugi - 240 linii przy 4% błędów. Ta sama cena, o 25% mniej pracy i ponad dwa razy więcej korekt do obsłużenia przez Twoich ludzi.
Różnicę między dobrą a przeciętną obsadą widać w liczbie operacji na roboczogodzinę, nie w stawce godzinowej.
Rozliczenie z godzin premiuje obecność. Rozliczenie z operacji premiuje wynik. Na fakturze wyglądają podobnie, ale to dwa różne kontrakty.
Trzy pytania przed audytem:
Czy wiesz, ile kosztuje Cię jedna skompletowana paczka - z narzutami, korektami i przestojami?
Porównywałeś ten koszt między zmianami partnera a własnymi?
Dostajesz raport, w którym są liczby, a nie zdania?
Jeśli na któreś odpowiadasz „nie", nie masz danych do rozmowy o cenie przy przedłużaniu umowy.
Pięć wskaźników logistycznych, które mierzysz od pierwszego tygodnia
Nie potrzebujesz dwudziestu wskaźników efektywności (KPI, ang. key performance indicators). Potrzebujesz pięciu, liczonych co tydzień tak samo. Reszta zamienia raport w prezentację.
Wskaźnik | Wzór | Co pokazuje | Nasz próg |
Koszt na operację | koszt obsady zmiany ÷ liczba operacji | Realną cenę pracy | Trend miesiąc do miesiąca |
Czas obsady | godziny od zgłoszenia do pierwszej zmiany | Zdolność reakcji partnera | 48–72 h |
Rotacja miesięczna | odejścia ÷ średnia obsada × 100% | Stabilność zespołu | poniżej 5% |
Absencja z zastępstwem | nieobecności obsadzone ÷ wszystkie × 100% | Czy partner łata luki | powyżej 95% |
Poprawność kompletacji | linie bezbłędne ÷ wszystkie × 100% | Koszt ukryty w zwrotach | powyżej 98% |
Dwa z nich są niedoceniane, a mówią najwięcej. Oto one:
Absencja z zastępstwem odróżnia partnera od pośrednika. Nieobecności będą zawsze. Pytanie brzmi, czy o 5:30 ktoś je obsadza, czy o 6:00 dowiadujesz się, że dziś na zmianie jest osiemnaście osób zamiast dwudziestu.
Rotacja jest wskaźnikiem opóźnionym. Skutki widzisz dwa miesiące później, gdy połowa zespołu ma trzy tygodnie stażu, a wydajność stoi w miejscu mimo pełnej obsady. Dlatego mierz ją co miesiąc, nawet gdy dziś wygląda spokojnie.
Ile kosztuje jedno odejście i z czego składa się ten rachunek - rozłożyliśmy to na czynniki pierwsze w artykule o kosztach niedopasowania kadr w logistyce.
Wzory na wydajność i jakość kompletacji
Dwa wzory, które policzysz z danych z WMS-a w kwadrans.
Wydajność kompletacji:
wydajność = liczba linii kompletacyjnych ÷ liczba roboczogodzin
Zmiana 20-osobowa, 8 godzin, 6 400 linii: 6 400 ÷ 160 = 40 linii na roboczogodzinę.
To jest wskaźnik wydajności pracowników magazynowych w najprostszej postaci. Sam w sobie nic nie znaczy - nabiera sensu dopiero w porównaniu z poprzednim miesiącem albo z Twoją własną zmianą.
Poprawność procesu kompletacji:
poprawność = (linie bezbłędne ÷ wszystkie linie) × 100%
Przy 6 400 liniach i 128 błędach: (6 272 ÷ 6 400) × 100 = 98%.
Jeden warunek decyduje o tym, czy te liczby są cokolwiek warte: musisz liczyć tę samą operację. Kompletacja detaliczna i paletowa to inne jednostki pracy. Uśrednienie ich daje wskaźnik, który rośnie i spada razem ze strukturą zamówień, a nie z wydajnością ludzi.
Drugi warunek: licz w tych samych granicach czasowych. Jeśli w jednym miesiącu wliczasz przygotowanie stanowiska, a w kolejnym nie - porównujesz dwie różne rzeczy.
Koszt na operację - od wzoru do decyzji
To wskaźnik, od którego dobrze zacząć każdy audyt, bo sprowadza wszystkie pozostałe do jednej liczby w złotówkach.
koszt na operację = (koszt obsady zmiany + koszt korekt) ÷ liczba wykonanych operacji
Kalkulacja krok po kroku. Zmiana 20-osobowa, 8 godzin, stawka z narzutami X zł/h. Podstawiaj własną - jest różna w zależności od magazynu, lokalizacji i stanowiska, więc nie ma jednej liczby, która pasuje do wszystkich.
koszt obsady: 20 × 8 × X zł
wykonane operacje: 6 400 linii
koszt na linię z faktury: koszt obsady ÷ 6 400
Ta liczba jest niepełna, bo nie zawiera kosztu błędów. A błędy są drogie inaczej, niż podpowiada intuicja.
Ile kosztuje jeden błąd kompletacyjny
Błąd wychwycony na kontroli przed wysyłką kosztuje ponowną kompletację, korektę stanu w systemie i czas kontrolera. Nieprzyjemne, ale tanie.
Ten sam błąd, który dotarł do klienta końcowego, uruchamia zupełnie inny łańcuch:
Składnik | Koszt |
Obsługa reklamacji (BOK, wyjaśnienie) | 61,50 zł |
Logistyka zwrotu i ponownej wysyłki | 39,00 zł |
Korekta magazynowa (picking, zwrot, WMS) | 56,00 zł |
Koszty pośrednie i ryzyko | 32,00 zł |
Razem | 188,50 zł |
Błąd, który wyszedł poza magazyn, kosztuje kilka razy więcej niż ten sam błąd złapany na kontroli. Dlatego kontrola jakości nie jest kosztem, tylko najtańszym miejscem, w którym da się ten błąd wyłapać.
Przełóż to na swoją skalę. Przy 6 400 liniach na zmianę różnica między 4% a 2% błędów to 128 pomyłek. Jeśli choć część z nich dotrze do klientów, sam ten margines kosztuje więcej, niż jesteś w stanie ugrać na negocjacji stawki godzinowej.
To jest powód, dla którego koszt na operację liczy się razem z jakością, a nie obok niej. Sama stawka pokazuje ułamek rachunku.
Z czym porównywać wynik? Z trzema rzeczami, w tej kolejności:
Ten sam proces miesiąc wcześniej. Jedyne w pełni uczciwe porównanie - warunki się nie zmieniły.
Własne zmiany. Jeśli część operacji obsługujesz sam, masz gotowy punkt odniesienia w tym samym magazynie.
Oferta alternatywna, przeliczona na operacje. Stawka niższa o 2 zł przy wydajności niższej o 20% jest droższa. Bez przeliczenia tego nie zobaczysz.
Jak liczyć ROI outsourcingu magazynowego
ROI liczysz jako różnicę między kosztem modelu poprzedniego a obecnego, powiększoną o koszty, których uniknąłeś. Ten drugi składnik decyduje o wyniku i jest pomijany najczęściej.
Po stronie kosztu:
faktury partnera za 12 miesięcy
czas Twojego zespołu na koordynację
koszt wdrożenia i szkoleń po Twojej stronie
Po stronie korzyści są pozycje, o których się zapomina:
nadgodziny, których nie było,
rekrutacje, których nie prowadziłeś,
zamówienia wysłane w terminie zamiast z opóźnieniem,
puste godziny w miesiącach o niskim wolumenie.
Ta druga pozycja waży najwięcej i najłatwiej ją przeoczyć, bo nie ma jej na żadnej fakturze.
Policzyliśmy pełny koszt wymiany jednego pracownika magazynowego przy wynagrodzeniu 6 000 zł brutto:
Wakat i wdrożenie to ponad 60% rachunku - czyli części, których nikt nie księguje jako kosztu rotacji. Rekrutacja, jedyna pozycja widoczna w budżecie, to niecałe 17%.
W magazynie 50-osobowym przy rotacji 5% miesięcznie wychodzi trzydzieści wymian rocznie i blisko 370 000 zł. Przy rotacji 10% - dwa razy tyle.
Uwaga na pułapkę. ROI liczony po trzech miesiącach prawie zawsze wychodzi ujemny - pierwszy kwartał zawiera koszty wdrożenia i okres dochodzenia zespołu do pełnej wydajności. Pierwsza wiarygodna ocena jest po dwóch pełnych kwartałach. Pełna - po roku z jednym sezonem w środku.
Jak zmienić strukturę kosztów obsady ze stałej na zmienną, opisaliśmy w przewodniku po optymalizacji kosztów magazynu. Ten artykuł jest jego domknięciem: tam zmieniasz model, tu sprawdzasz, czy zmiana zadziałała.
SLA - co musi być w umowie, żeby wskaźniki efektywności miały sens
Najczęstszy błąd w umowach z partnerem kadrowym: dokument opisuje liczbę osób i stawkę, a milczy o wyniku. Przy takim zapisie partner wywiązuje się z kontraktu, przysyłając dwudziestu ludzi - niezależnie od tego, ile ci ludzie zrobili.
Wskaźniki KPI bez SLA to statystyka. SLA zamienia liczbę w zobowiązanie z konsekwencją.
Cztery zapisy, które powinny się znaleźć w umowie z agencją pracy tymczasowej lub operatorem procesu magazynowego:
Czas obsady - ile godzin od zgłoszenia do pierwszej zmiany, osobno dla trybu standardowego i pilnego.
Minimalny poziom obsadzenia zmiany - próg, poniżej którego uruchamia się procedura naprawcza. Typowo 95%.
Czas obsadzenia zastępstwa - w jakim oknie partner łata nieobecność zgłoszoną tego samego dnia.
Raportowanie - częstotliwość, format i zakres. Nie „regularne raporty", tylko: co tydzień, w pliku, z pięcioma wskaźnikami z tabeli powyżej.
W TM Solutions w typowym wdrożeniu ustalamy zestaw KPI przed startem. Koordynator wchodzi na obiekt z pierwszą zmianą, zespół rusza w 48–72 h od podpisania umowy, a pierwszy raport dostajesz po pierwszym tygodniu - jeszcze zanim obsada osiągnie docelową wydajność. Tak wygląda przejęcie procesów magazynowych rozliczane z wyniku.
Chcesz porównać swoje liczby z naszymi progami? Zadzwoń: 605 141 700 - przejdziemy przez wskaźniki Twojej obecnej obsady.
Czym różni się dostawca personelu od operatora procesu magazynowego
Poznasz to po tym, co dzieje się w dniu, w którym wskaźnik spada.
Sytuacja | Dostawca personelu | Operator procesu |
Wydajność spada o 15% | Informuje, że ludzie byli na miejscu | Szuka przyczyny i zmienia obsadę stanowisk |
Trzy osoby nie przyszły | Zgłasza nieobecność | Obsadza zastępstwo przed startem zmiany |
Rośnie odsetek błędów | To Twój proces | Weryfikuje wdrożenie i wraca ze zmianą procedury |
Koniec miesiąca | Faktura za godziny | Raport KPI z komentarzem do odchyleń |
Umowa mówi o | Liczbie osób i stawce | Progach i procedurze naprawczej |
Jeden model nie jest lepszy od drugiego. Przy zastępstwie za trzy osoby na urlopie dostawca personelu w zupełności wystarczy i będzie tańszy - dokładanie do tego koordynatora i raportowania nie ma sensu ekonomicznego.
Różnica ujawnia się przy stałej współpracy na dwudziestu, trzydziestu osobach, gdzie po Twojej stronie nikt nie ma czasu zarządzać zewnętrznym zespołem. Wtedy „dostarczenie ludzi" przenosi pracę na Twojego kierownika zmiany, zamiast ją z niego zdejmować.
Które sytuacje operacyjne pasują do którego modelu, opisaliśmy w przewodniku o tym, kiedy warto skorzystać z agencji pracy lub outsourcingu procesów.
Podsumowanie - checklista audytu obecnej współpracy
Przejdź osiem punktów na danych z ostatniego kwartału. Zajmie to godzinę i pokaże, gdzie stoisz.
☐ Policz koszt na operację za trzy ostatnie miesiące - osobno dla każdego
☐ Sprawdź trend: rośnie, spada czy stoi
☐ Wylicz rotację miesięczną w zespole partnera
☐ Sprawdź, jaki procent nieobecności został obsadzony zastępstwem
☐ Policz poprawność kompletacji i przelicz błędy na złotówki
☐ Zsumuj nadgodziny stałego zespołu - jeśli rosną, obsada zewnętrzna nie domyka luk
☐ Sprawdź, czy umowa zawiera progi i procedurę naprawczą, czy tylko stawkę
☐ Porównaj koszt na operację między zmianami partnera a własnymi
Jeśli nie masz danych do połowy punktów, to jest pierwszy wynik audytu: nie mierzysz tego, za co płacisz.
Zacznij od jednego wskaźnika. Wskaźniki KPI w magazynie działają wtedy, gdy są liczone konsekwentnie. Koszt na operację mierzony co tydzień przez dwa miesiące powie Ci więcej niż kwartalna prezentacja od partnera.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja obecna obsada dowozi wynik? Wypełnij formularz - odezwiemy się w 24 h i przejdziemy przez wskaźniki Twojego magazynu.
FAQ - najczęstsze pytania o KPI w outsourcingu logistycznym
Jakie KPI powinny znaleźć się w umowie z agencją pracy tymczasowej?
Minimum cztery: czas obsady od zgłoszenia, minimalny poziom obsadzenia zmiany, czas obsadzenia zastępstwa i częstotliwość raportowania. Do każdego progu dopisz procedurę naprawczą - bez niej wskaźnik jest deklaracją, nie zobowiązaniem.
Czy partner powinien raportować wskaźniki KPI sam, czy trzeba mierzyć niezależnie?
Oba źródła są potrzebne. Partner raportuje obsadę, absencje i zastępstwa, bo ma do nich dostęp na bieżąco. Wydajność i jakość mierz z własnego WMS-a - to dane, które nie powinny pochodzić od strony rozliczanej.
Jaki poziom rotacji w zespole zewnętrznym jest akceptowalny?
Przyjmujemy próg 5% miesięcznie. Powyżej 10% zespół nie osiąga stabilnej wydajności, bo w każdym momencie jedna dziesiąta składu jest w fazie wdrożenia, a rekrutacja nie nadąża za odejściami. Przy takim poziomie pytaj partnera o przyczyny odejść, nie o kolejnych kandydatów.
Czy da się rozliczać outsourcing procesów magazynowych za efekt zamiast za godziny?
Tak, przy operacjach policzalnych i powtarzalnych - kompletacja, pakowanie, etykietowanie, sortowanie. Wymaga wcześniejszego ustalenia normy i sposobu liczenia. Przy procesach nieregularnych, gdzie jednostka pracy zmienia się z dnia na dzień, uczciwiej działa stawka godzinowa z progami jakościowymi.
Co zrobić, gdy partner nie chce się zgodzić na zapisy SLA?
Zapytaj, które progi uważa za nierealne i dlaczego. Odpowiedź merytoryczna - na przykład że 48 h nie da się dotrzymać przy stanowiskach z uprawnieniami UDT - jest sygnałem dobrym. Odmowa bez uzasadnienia oznacza, że partner nie chce być rozliczany z wyniku, i to jest informacja sama w sobie.
O autorze
Agata Gram - Office Manager w TM Solutions. Odpowiada za bieżące funkcjonowanie spółki i koordynację procesów operacyjnych na styku rekrutacji, obsługi klienta i administracji. Na co dzień pracuje na danych z wdrożeń: obsadach zmian, zastępstwach i raportach zmianowych, z których powstają wskaźniki opisane w tym artykule.
Konsultacja merytoryczna: Mariusz Tomczyk, CEO TM Solutions.
TM Solutions ma na koncie 80+ zakończonych wdrożeń, 38 aktywnych projektów i 1800+ pracowników w 6 lokalizacjach w Polsce.
Komentarze